Sintetizar en un Excel todos los datos necesarios para gestionar perfectamente una empresa puede resultar complicado si no se sabe ajustar el diseño de las hojas de cálculo a las necesidades y peculiaridades de la empresa, algo que Natuber ha solventado gracias a su participación en Hazinnova
Los números cantan. Y a veces, si la gestión no es buena, desentonan. La administración de una empresa va mucho más allá de detallar en un Excel de dónde ha venido cada euro que tenemos o a dónde ha ido cada uno de los que nos falta. Para conocer la viabilidad de la empresa no basta con cruzar ambas tablas y contemplar si el saldo es positivo o negativo; el sistema además ha de reflejar toda la información necesaria para la toma de decisiones estratégicas.
Esa necesidad de disponer de una herramienta capaz de ofrecer un exhaustivo seguimiento de la evolución del negocio es lo que motivó a Natuber, empresa proveedora de patata pelada y cortada, además de otros productos frescos semielaborados al sector Horeca (hostelería, restauración y catering), a interesarse por Hazinnova. Este programa, puesto en marcha en 2019 por el Gobierno Vasco para acercar la innovación en cualquiera de sus áreas de actividad a compañías de más de cinco trabajadores, ofrece a las pymes y micropymes participantes la posibilidad de contar gratuitamente con un consultor externo que les ayude a abordar con soluciones innovadoras un problema concreto, de manera que al cabo de tan sólo tres meses se puedan observar resultados tangibles. Durante la puesta en marcha de las medidas, la empresa además contará con el acompañamiento de un ‘agente Hazinnova’ (Basque Food Cluster, en este caso), que son entidades con experiencia en el sector y el mercado en el que la empresa participante desarrolla su actividad.
La consultora asignada por Hazinnova indicó a los gestores de la empresa que lo más adecuado era separar las unidades de negocio fundamentales de Natuber (producción, almacén y comercialización) y crear para cada una de ellas un Excel en el que además tuvieran cabida las previsiones. Es decir, que junto a la hoja dedicada a reflejar lo que ya ha sucedido, hay otra donde se plasma lo que se espera que suceda. Esto permite identificar dónde se producen desviaciones, lo que a la larga se traduce en un mayor control y una mejora de las decisiones a la hora de crear, por ejemplo, el plan de negocio del próximo ejercicio, ya que cualquier dato que se necesite es ahora rápidamente localizable y contrastable. En otras palabras; toda la información sobre el presente y el futuro inmediato de la empresa quedan perfectamente resumidas en dos herramientas en formato Excel unificadas en un único archivo.
Para la creación de este completo Excel a la medida, la consultora ayudó a Natuber a realizar una modelización del negocio, así como a revisar los estados financieros de 2020 e identificar los principales objetivos económicos y estratégicos del negocio. La recopilación, clasificación y sintetización de toda esta información permitió finalmente diseñar una herramienta de seguimiento dinámico con indicadores relevantes para la evaluación. Pese a que las hojas de cálculo son muy intuitivas y simplifican cualquier tarea relacionada con la administración, otra de las acciones necesarias fue formar a los responsables de la empresa no solo para que fueran capaces de usarla, sino para que también pudieran modificarla y ajustarla a nuevas necesidades administrativas sin necesidad de ayuda externa.
Hazinnova, que está gestionado por el Grupo Spri y la Agencia Vasca de la Innovación, Innobasque, tiene abierto el plazo para participar en su nueva convocatoria hasta el 1 de diciembre. En total, ya son 437 las empresas que han participado en él para implantar mejoras en las áreas de fabricación, logística, comercialización o administración y finanzas.
