La digitalización es una realidad en las empresas hoy en día y en las operaciones comerciales. No en vano, la tecnología ha hecho que los procesos sean más ágiles, rápidos y económicos. Y también más transparentes. Con esta finalidad, la factura electrónica se ha convertido en España desde hace años en un documento esencial y obligatorio entre empresas y administraciones públicas.
En concreto, la factura electrónica es obligatoria para muchos desde el año 2015, tras la aplicación de la Ley 25/2013, que hace referencia a la relación de quienes trabajan con las administraciones públicas. Esta obligación, sin embargo, va a dar un nuevo paso con la aprobación de la conocida Ley Crea y Crece, que extiende este imperativo a todas las relaciones comerciales con otras empresas y autónomos.
Algo que además se va a ver respaldado con la ley 11 2021, conocida como Ley Antifraude Fiscal, que refuerza esta obligatoriedad y establece un marco claro para evitar irregularidades. En este contexto, la verificación de la factura electrónica es un paso clave para garantizar el cumplimiento normativo y evitar sanciones. ¿Quieres saber cómo hacerlo? ¿Y cómo la asunción de herramientas digitales te van a llevar a una gestión empresarial moderna y digitalizada?
El marco legal: la Ley 11/2021 y la obligatoriedad de la factura electrónica
La Ley 11 2021 de Antifraude Fiscal tiene como objetivo principal combatir el fraude fiscal y garantizar la transparencia en las transacciones comerciales. Publicada en 2021, la reglamentación hace referencia a los requisitos específicos sobre el uso de software de facturación y contabilidad a la hora de garantizar la trazabilidad y transparencia en las transacciones.
En la misma línea de mejora y transparencia, la ley establece que las sanciones por incumplimiento pueden alcanzar hasta 150.000 € para fabricantes de software y 50.000 € para empresas con anomalías. De hecho, el documento establece que las empresas no podrán usar ningún tipo de software que permita llevar una contabilidad en B, incluso si no se utiliza, ya que será sancionable.
Asimismo, la ley también impone una limitación de pagos en efectivo a 1.000 € y la eliminación de amnistías fiscales, promoviendo transparencia y confianza. En cuanto a los plazos en los que entrará en vigor la Ley Antifraude, las empresas deben tener en cuenta que tienen que adaptarse a los nuevos antes del 1 de julio de 2025 y utilizar un software certificado que cumpla con requisitos de integridad, trazabilidad y conservación.
A esta ley se suma la denominada Ley Crea y Crece (18/2022) que establece la obligatoriedad de la facturación electrónica en todas las transacciones comerciales entre empresas y autónomos. Sin embargo, la normativa cuenta con diferentes plazos de aplicación para operar con facturas electrónicas de forma generalizada, que van desde el año en las empresas con más de 8 millones de facturación hasta los autónomos que tendrán un plazo de 36 meses. En medio, las compañías que facturan menos de 8 millones de euros dispondrán de dos años para la implementación de la factura electrónica.
Verificación de la factura electrónica: qué es y por qué es importante
La verificación de la factura electrónica es un paso fundamental para garantizar el cumplimiento de la normativa vigente. Este proceso permite a las empresas cumplir con los requisitos legales establecidos por la ley 11 2021 al asegurar que sus facturas son válidas ante las autoridades fiscales.
Además, la verificación asegura la autenticidad e integridad de las facturas, confirmando que no han sido alteradas y que provienen de un emisor legítimo. El objetivo es aportar confianza tanto a las empresas como a los clientes, reduciendo el riesgo de conflictos o fraudes en las transacciones comerciales.
Otro beneficio clave es la seguridad jurídica que proporciona una factura electrónica verificada. Al cumplir con los estándares técnicos y legales, las empresas evitan problemas con la administración y mejoran la transparencia en sus operaciones, facilitando también la detección de errores.
A la hora de verificarlas, el sistema Verifactu es la solución desarrollada por el Gobierno para garantizar su emisión al permitir a las empresas remitir directamente a Hacienda los registros de facturación. Para utilizar este sistema, hay que contar con software adaptado que cumpla con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.
Aunque el envío de facturas a Hacienda aún es voluntario para algunos profesionales, como ya hemos visto, el software utilizado debe tener la capacidad de enviar la información cuando sea necesario. Y, a la hora de hacerlo, debe cumplir con una serie de requisitos como, por ejemplo, la incorporación de un código QR en las facturas, así como la referencia «Veri*Factu».
En cuanto al contenido, la factura debe incluir los datos del emisor y receptor, número y fecha de emisión, descripción de bienes o servicios, importe total, impuestos y medios de pago. Desde el punto de vista técnico, la factura debe cumplir con el formato XML (Facturae) y contar con una firma electrónica avanzada que garantice su autenticidad. Además, es necesario verificar el esquema XSD para asegurar que la factura cumple con la estructura requerida por la normativa.
La adopción de la factura electrónica y su verificación no solo es una obligación, sino una oportunidad para que las empresas se modernicen, agilizando su gestión financiera, reduciendo errores y mejorando la trazabilidad de sus operaciones. Por ello, la digitalización que implica la adaptación de software contable y de facturación de última generación no solo evita sanciones, sino que también ayuda a las empresas a ser más innovadoras. ¿Listo para cumplir con la facturación electrónica?
